Dalla commessa vinta al margine vero, senza riscrivere niente.

Cos’è Commesse Hub

Commesse Hub è la piattaforma di controllo di gestione e gestione commesse di Serramenti Monfenera, pensata per il settore serramenti/installazione. Riunisce in un unico posto le commesse, la fatturazione elettronica (ciclo attivo e passivo tramite CGN/SdI), le ore lavorate, il WIP (lavori in corso), il controllo di gestione direzionale e un sistema proattivo di alert e automazioni.

• ~180 commesse/anno (~60 attive contemporaneamente)
• ~400 fatture attive/anno, ~650 fatture passive/anno
• Fatturato ~2,5–3 M€, WIP ~0,4 M€, capacità ~7.500 ore/anno

Concetti chiave

Prima di usare il software conviene avere chiari alcuni termini che ricorrono in tutte le sezioni.

Il ciclo di vita di una commessa

Ogni commessa segue un percorso tipico dentro Commesse Hub. Capire questo flusso aiuta a orientarsi tra i moduli.

Primo accesso (login)

• Apri l’indirizzo della piattaforma nel browser.
• Inserisci email e password che ti sono state comunicate.
• Premi "Accedi".
• Se appartieni a una sola azienda entri direttamente nella schermata di scelta modulo. Se appartieni a più aziende, scegli prima l’azienda.

Il menu utente

In alto a destra trovi l’avatar con le tue iniziali. Cliccandolo si apre il menu utente.

• "Il mio account" — cambia la tua email e la tua password
• Elenco aziende (solo se appartieni a più aziende) — per cambiare azienda al volo
• "Panel Developer" — visibile solo al team tecnico (Super Admin)
• "Esci" — chiude la sessione

Gestire il proprio account

Da qui puoi personalizzare le tue credenziali. È il primo passo consigliato al primo accesso, per sostituire la password temporanea con una tua.

• Apri il menu utente e clicca "Il mio account".
• Per la password: scrivi la nuova password e ripetila nel campo di conferma (minimo 8 caratteri).
• Per l’email: modifica il campo "Email di accesso".
• Inserisci la tua password attuale nel campo di conferma in fondo.
• Premi "Salva modifiche".

Ruoli e permessi

Cosa vedi e cosa puoi fare dipende dal ruolo che l’amministratore ti ha assegnato. Ci sono tre ruoli predefiniti, ma l’amministratore può crearne di nuovi.

La scelta del modulo

Dopo il login arrivi alla schermata "Scegli un modulo": ogni riquadro è un’area della piattaforma. Alcuni moduli sono attivi, altri sono contrassegnati "In arrivo".

Il menu laterale dell’ERP

Dentro l’ERP il menu di sinistra è raggruppato per aree di lavoro:

• Dashboard — panoramica generale
• OPERATIVO — Commesse, Contatti, Clienti, Referenti, Fornitori, Ordini
• CICLO FINANZIARIO — Fatture da inviare, Fatture attive, Passive da importare, Fatture passive, Da riallineare, Scadenzario attivo e passivo, Banca, Cash Flow, Costi struttura
• ANALISI — Ore lavorate, Ore pianificate, Consuntivi, Bilancio commessa
• SISTEMA — Alert, Utenti, Business unit

La dashboard

La Dashboard è la prima voce del menu: la panoramica dell’anno di lavoro, aggiornata in tempo reale (il pulsante «Aggiorna» la rilegge). In alto il saluto con il tuo nome; quello che vedi sotto dipende dai tuoi permessi.

Pulsante di sincronizzazione

Nella barra in alto, accanto alla campanella degli alert, c’è l’icona di sincronizzazione. Premendola lanci un aggiornamento immediato di tutti i sistemi collegati (il preventivatore e CGN) senza entrare nelle Impostazioni.

• Sincronizza il preventivatore (commesse, anagrafiche, preventivi, ore…), controlla su CGN le nuove fatture passive (che finiscono in "Passive da importare") e gli esiti SdI delle fatture in attesa; se attivo, aggiorna anche incassi e pagamenti da CGN.
• Durante il lavoro l’icona gira; al termine appare un riepilogo per sistema (verde = ok, rosso = errore).
• Se nessuna integrazione è configurata per la tua azienda, l’icona è spenta: passandoci sopra ti dice di configurare il preventivatore o CGN in Impostazioni.

Importi interi nelle card

Nella barra in alto, accanto all’anno di lavoro, il selettore «€1.2M | 1.234.567 €» sceglie come le card (dashboard, commesse, cash flow) mostrano gli importi: abbreviati (€3.5M, €450k) o interi (3.512.345 €). È evidenziato il formato attivo. La scelta resta sul tuo browser anche cambiando pagina; assi e grafici restano abbreviati, e con gli importi abbreviati il valore intero compare passando il mouse sul numero. Su schermi stretti il selettore non c’è.

Da telefono

Da telefono (e da tablet) l’app si usa come un’app: in basso c’è la barra con Dashboard, Commesse, Fatture e Scadenzario. Toccando la scheda in cui sei già torni in cima alla pagina. «Menu» sale dal basso a tutto schermo con tutte le altre voci, con la ricerca nel menu, il passaggio agli altri moduli (Analytics, Controllo di gestione), il tema chiaro o scuro ed «Esci».

• Commesse, fatture attive e passive, scadenzari, ordini, ore lavorate, clienti e fornitori sono elenchi a schede: numero e importo in alto, cliente o fornitore sotto, stato e date in fondo. Il pallino rosso segnala le righe da guardare subito (alert critici, fatture scadute o scartate). Tocca una riga per aprirla.
• I filtri a pillole (stato, business unit) scorrono di lato col dito; le tabelle rimaste tali scorrono anche loro in orizzontale.
• Il pulsante rosso «+» in alto a destra crea una nuova commessa, fattura, ordine o anagrafica.
• Per averla sulla schermata Home: da Safari, Condividi → «Aggiungi alla schermata Home»; si apre a tutto schermo.

Anno di lavoro

In alto, accanto all’account, c’è il selettore dell’anno di lavoro. Parte dall’anno corrente e resta quello che scegli anche cambiando pagina: così le liste non mostrano tutto lo storico.

Convenzioni visive

L’interfaccia usa alcune convenzioni costanti in tutta la piattaforma:

• Verde = valori positivi (ricavi, margine in linea, fatture pagate)
• Rosso = valori negativi o critici (costi, alert, fatture scadute)
• Arancione = attenzione / avvisi (WARNING)
• I badge colorati indicano stati (es. bozza, inviata, pagata)
• Numeri e importi sono sempre in euro, con separatori italiani

La lista commesse

La pagina Commesse elenca tutte le commesse dell’azienda con i dati principali: numero, cliente, valore, stato e indicatori di margine. Puoi cercare per numero o cliente, filtrare per stato e per periodo (menu anno: l’anno di acquisizione della commessa, utile ora che l’archivio contiene anche lo storico importato da Zoho) e aprire il dettaglio cliccando una riga. I filtri si combinano tra loro.

Storico Zoho, fonte dei costi e colori delle commesse

Dal 16/10/2026 ogni commessa ha una fonte per acquisti e ore. Le commesse chiuse in Zoho («Terminata» o «Fatturata») con la fattura di saldo entro il 30/09/2026, o senza data di saldo, prendono acquisti, ore e valore delle ore solo da Zoho, e restano fisse: il preventivatore non le tocca più. Le altre li prendono dal preventivatore e dall’hub. Le commesse aperte in Zoho che sul preventivatore non ci sono tengono i dati Zoho e restano «da verificare». Le commesse del preventivatore di prima del 2026 che Zoho non conosce sono archiviate (fuori perimetro): non entrano in lista, bilancio, dashboard e alert.

Preventivi e ordini del preventivatore / Zoho da verificare

Su molte commesse lo storico Zoho ha ricopiato a mano il preventivo e gli ordini che stanno anche sul preventivatore. Il preventivatore vince sempre: dopo ogni sincronizzazione l’hub cancella da solo le righe Zoho (preventivi con le loro righe, ordini di materiale) che hanno sul preventivatore un preventivo o un ordine dello stesso importo, entro 1 € di differenza. Restano gli ordini Zoho legati a una fattura passiva.

• Apri la scheda e vai in "Ordini e costi" (o premi "Controlla in Ordini e costi" nell’avviso).
• Nella colonna Zoho correggi con la matita o elimina con il cestino i preventivi, le loro righe e gli ordini che non vanno bene (un ordine legato a una fattura passiva non si elimina).
• Premi "Segna come verificata".

Creare una commessa (manuale)

La pagina è divisa in due: a sinistra le sezioni da compilare (Cliente, Commessa, Economia, Fatturazione, Note), a destra un riepilogo che si aggiorna mentre scrivi, con margine previsto, fasi di fatturazione con gli importi e il pulsante "Crea commessa". Le commesse create nel preventivatore non si inseriscono qui: arrivano da sole con la sincronizzazione.

• Dalla lista Commesse premi "Nuova commessa".
• Cliente: cerca per nome, P.IVA o codice fiscale (frecce e Invio per scegliere). Senza testo vedi i clienti usati di recente. Se non esiste, crealo in Contatti.
• Commessa: il numero proposto è il primo libero dell’anno (SM-anno-NNN) e puoi cambiarlo; accanto vedi se è libero o già usato. La data inizio è obbligatoria (proposta oggi): decide mese e anno della commessa negli elenchi e nelle analisi. La «Descrizione» (facoltativa) è il nome della commessa, per esempio «Mario Rossi - Fornitura e posa serramenti»: compare passando con il mouse sul numero nell’elenco e si trova nella ricerca. Scegli business unit, tipo (Cantiere, Rivenditore, Distributore), stato ("Aperta" in attesa delle autorizzazioni, "In corso" a fascicolo validato) e i responsabili commerciale e tecnico.
• Economia: valore di vendita, acquisti materiali e ore di manodopera, IVA esclusa. Gli importi accettano sia "45.000" sia "45000,50". Il valore delle ore si calcola da ore × costo standard orario; puoi scriverlo a mano e tornare al calcolo.
• Fatturazione: scegli il piano e il metodo di pagamento; se il cliente ha un profilo finanziario arrivano già scelti (e il tipo dalla business unit o dal cliente). Se il piano prevede la caparra confirmatoria, l’importo è proposto dalla sua percentuale.

Tipo di commessa: cantiere, rivenditore, distributore

Ogni commessa ha un tipo. «Cantiere» è la commessa di sempre: fornitura e posa, contratto, documenti del cliente, ore. «Rivenditore» (le rivendite di infissi) e «Distributore» (es. Casaclima Forniture) sono commesse di compravendita: contano il preventivo o la conferma d’ordine e la fatturazione.

Navigare tra cliente e commessa

Nell’intestazione della scheda commessa il nome del cliente apre la sua scheda; lì in alto c’è «Torna alla commessa». Dalla scheda cliente i numeri delle commesse aprono la commessa, «Apri nell’elenco commesse» mostra l’elenco filtrato su quel cliente e «Nuova commessa» apre il modulo con il cliente già scelto.

Cronologia della commessa

La scheda «Cronologia» elenca tutto quello che è successo alla commessa e ai suoi dati collegati (intestatari, profili fiscali, piano, fatture, documenti, certificazioni, extra), dal più recente: chi l’ha fatto, quando e quali campi sono cambiati, con il valore prima e dopo.

• Le modifiche delle persone hanno il nome di chi le ha fatte.
• Quelle automatiche sono firmate «Sistema» con l’origine: «Sincronizzazione del preventivatore», «Lettura incassi CGN», «Invio fattura», «Ricalcolo consuntivo» e così via.
• Gli eventi delle fatture (numero assegnato, invio, esiti SdI, incassi) sono nella stessa linea del tempo.

Commesse da riallineare

La pagina raccoglie i legami da sistemare fra fatture e commesse, soprattutto nello storico: tre schede con il numero dei casi.

Importare commesse da CSV

Le commesse arrivano da sole dal preventivatore. Per caricare commesse che non passano dal preventivatore, o ore lavorate e ordini di acquisto, c’è l’import da file CSV (esportato da Excel o da un altro gestionale): scegli il tipo (Commesse, Ore lavorate, Ordini acquisto), scarica il template con le colonne giuste e carica il file. L’import è idempotente: se il numero commessa esiste già, viene aggiornato invece di essere duplicato.

• Prepara il file CSV secondo il template del tipo scelto (per le commesse: numero, cliente, P.IVA, valori, ore, tipo pagamento, data).
• Apri «Import CSV» dalla Dashboard (vista operativa) e carica il file.
• Controlla l’anteprima e il report: le righe con errori vengono segnalate senza bloccare le altre.
• Conferma l’import.

Il dettaglio commessa

Aprendo una commessa vedi in un’unica pagina: valori di preventivo e consuntivo, margine corrente, piano di fatturazione con le relative fatture, ordini collegati, ore registrate ed eventuali extra. In alto compaiono i banner degli alert attivi su quella commessa.

• Extra commessa — aggiunte di vendita/acquisti/ore rispetto al preventivo iniziale
• Piano fatturazione — le fasi (acconti/saldo) con lo stato di ciascuna fattura
• Alert banner — segnalazioni attive (es. margine sotto soglia, ore in sforamento)

Preventivi (dal preventivatore)

Nella scheda commessa la sezione "Preventivi" mostra i preventivi confermati sul preventivatore, con imponibile e le singole voci (materiali e manodopera), e quelli superati da una revisione. Sono in sola lettura: un preventivo in bozza sul preventivatore non entra nell’hub.

Contatti di commessa

Nella scheda commessa, prima degli intestatari, la sezione "Contatti di commessa" elenca i soggetti della commessa: il contatto (la persona con cui si lavora, con le sue persone di riferimento) e gli intestatari di fattura, con P.IVA, codice fiscale, indirizzo e codice SDI o PEC. Ogni nome apre la sua anagrafica.

Intestatari: fatturare a più persone

A volte una stessa commessa va fatturata in quote a persone diverse — per esempio metà al marito e metà alla moglie — ciascuna con il proprio profilo fiscale. La sezione "Intestatari fatturazione" nella scheda commessa gestisce questo caso. Il caso normale resta un solo intestatario (il cliente della commessa) e non cambia nulla.

• Apri la commessa › sezione Intestatari fatturazione.
• Clicca "Aggiungi intestatario", scegli il contatto e imposta la sua quota in €.
• La quota dell'intestatario PRINCIPALE si adegua automaticamente (= valore commessa meno la somma degli altri), così i conti tornano sempre: imposti solo le quote degli altri intestatari.
• Per ciascun intestatario compila il suo profilo fiscale (usa il selettore in alto per passare da uno all'altro): regime IVA e detrazione possono essere diversi; i beni significativi si dividono in proporzione alla quota.
• Clicca "Genera bozze piano": il sistema crea le fatture del piano per ogni intestatario, sulla sua quota.

Certificazioni

Nella scheda commessa › Dettagli, sotto il profilo fiscale, il riquadro «Certificazioni» tiene le pratiche che il cliente chiede: una riga per certificazione, con la tipologia, lo stato della pratica e il documento.

• Premi «Nuova certificazione»: nel modulo scegli la tipologia (obbligatoria), lo stato della pratica (di partenza «Inserita») e, se lo hai già, il documento; poi «Aggiungi certificazione».
• Man mano che la pratica avanza cambia lo stato dal menu della riga: si salva subito.
• Quando hai il documento premi «Carica documento»; «Sostituisci» lo cambia con uno nuovo, il nome del file lo scarica.

Contratto e firma del cliente

Dalla scheda commessa (tab Contratto) generi il fascicolo da firmare: il "Contratto e condizioni generali di vendita" Serramenti Monfenera, l’informativa privacy con i consensi e la dichiarazione ai fini IVA. Il contratto riproduce fedelmente il modello ufficiale Serramenti Monfenera (stessi testi e stessa struttura), compilato con i dati della commessa: committente, cantiere, consulente, offerta, formula di pagamento con gli importi del piano di fatturazione.

• Controllate insieme i dati riportati.
• Il cliente apre e legge tutti i documenti (la lettura va confermata per ognuno).
• Il cliente firma con dito o penna: per il contratto le firme sono DUE — la firma per accettazione del contratto e, dopo aver visto l’elenco delle clausole e spuntato l’approvazione, la firma per approvazione specifica delle clausole (artt. 1341 e 1342 c.c.). Privacy e dichiarazione IVA richiedono una firma ciascuna.
• Concludendo, i PDF firmati vengono archiviati nel fascicolo della commessa (non più modificabili) e inviati al cliente via email.

Contatti e Clienti

L'anagrafica è divisa in due viste dello stesso elenco: Contatti e Clienti. I CONTATTI sono tutti i contatti (di tipo cliente) presenti nel sistema, anche quelli senza commesse. I CLIENTI sono il sottoinsieme dei contatti che hanno almeno una commessa vinta o completata: chi ha davvero portato valore. Serve a distinguere i contatti attivi da quelli acquisiti ma senza commesse.

• Contatti: tutti i contatti; nella lista un bollino "Cliente" segnala chi ha una commessa vinta
• Clienti: solo i contatti con commessa vinta/completata
• Tipo: Privato o Business; dati fatturazione: P.IVA, codice fiscale, indirizzo (via e numero civico in due campi separati, così il civico non si perde nel contratto e nella fattura), PEC, codice destinatario SdI

Persone di riferimento (Referenti)

I referenti sono le persone di riferimento di un contatto/cliente (nome, ruolo, email, telefono), sincronizzate dal preventivatore. Si vedono sia nell'anagrafica dedicata "Referenti", sia dentro la scheda del singolo contatto.

Profilo fiscale del cliente (valori di default)

Nella scheda del cliente c'è una sezione "Profilo fiscale" con i parametri che non cambiano tra una commessa e l'altra dello stesso cliente: regime IVA di default, split payment / Pubblica Amministrazione, ritenuta d'acconto, cassa previdenziale (quest'ultima non è supportata in fattura: se è attiva, la fattura si ferma ai controlli). Impostali una volta qui.

Profilo finanziario del cliente

Il cliente ha un piano di fatturazione ricorrente, un metodo di pagamento e un tipo di commessa di partenza (es. Casaclima Forniture: distributore, solo saldo, RiBa 60 giorni fine mese). Il piano dice quando si fattura (acconti e saldo), il metodo come si paga (bonifico, RiBa, ricevuta bancaria). Piano e metodo si scelgono nel popup «Modifica cliente» dell’elenco Clienti; tutti e tre nella card «Profilo finanziario» della scheda cliente.

• Li prendono le commesse del cliente che nascono da quel momento, anche quelle che arrivano dal preventivatore; se sul preventivatore il contatto è una persona e l’intestatario la sua società, valgono quelli della società quando la persona non li ha.
• Una variazione nel profilo vale solo per le commesse successive: le commesse già esistenti non cambiano mai da sole.
• Nella commessa (Fatturazione) piano e metodo si cambiano per quella commessa; «Salva come ricorrenti del cliente» li porta nel profilo, per le commesse successive.
• Nell’elenco Clienti (e Contatti) le colonne «Piano ricorrente» e «Metodo di pagamento» mostrano il profilo di ognuno, e si ordinano con un clic.

Fornitori

I fornitori sono le controparti degli ordini di acquisto e delle fatture passive. Un fornitore può essere "interno" (es. il laboratorio interno), utile per la gestione multi-azienda futura.

Operatori

Gli operatori sono le persone che registrano ore sulle commesse (dipendenti, posatori esterni, tecnici, commerciali, amministrativi). Per ciascuno si definiscono le ore mensili potenziali e il costo orario, usati nei calcoli di saturazione e valorizzazione ore.

Utenti (anagrafica dal preventivatore)

In Sistema → Utenti trovi gli utenti operativi: nome (libero), nome utente del preventivatore, email, ruolo, costo orario, account di login e stato. Il nome nell’hub lo decidi tu: dal preventivatore arriva solo il nome utente del preventivatore (es. «007_Lorena Bonora»), mostrato a parte, e il sync non cambia più il nome.

• Ogni utente prende il costo del suo ruolo («dal ruolo»). Scrivendo un altro valore sul singolo utente il costo diventa «personale»; il pulsante ↺ lo riporta al costo del ruolo.
• Utenti senza ruolo: valgono il costo standard e compaiono nel filtro «Ruolo da assegnare».
• Nuovo utente creato sul preventivatore: entra da solo al sync, con il nome pulito e il ruolo da assegnare; rinominalo e assegna il ruolo qui.
• Le ore storiche importate da Zoho senza dettaglio per persona (minimo del CRM) restano al costo standard.

Business unit

In Sistema → Business unit gestisci le unità dell’azienda (predefinita "Serramenti", più "Portoni e chiusure" e "Assistenza"). Ogni commessa ne ha una: quelle importate dal preventivatore nascono Serramenti, quelle create a mano la scelgono, e in ogni scheda commessa (tab Dettagli) la business unit è modificabile. Serve a separare, per esempio, il fatturato Serramenti da quello Portoni e chiusure.

Panoramica

Analytics è un modulo a sé (dall’hub "Tutti i moduli") con una sidebar a quattro sezioni: Commerciale, Amministrativa, Operativa e Personalizzati. Le pagine mostrano grafici a tutta larghezza o affiancati.

Commerciale

La sezione Commerciale mostra il venduto per commerciale (dal responsabile commerciale di commessa), una tabella con venduto / fatturato / incassato / commesse terminate per ciascun commerciale, più venduto per mese, cliente e business unit, tasso di conversione e marginalità. La tabella «Commerciali mese per mese» ha per ognuno due righe, venduto e incassato, con i dodici mesi e il totale. «Valore terminato» è il valore delle commesse con il saldo emesso.

• Per ogni commerciale: venduto, fatturato, incassato e commesse terminate.
• "Commesse chiuse per mese" = l’intero valore di una commessa attribuito al mese in cui è stata emessa la sua fattura di saldo.

Amministrativa

La sezione Amministrativa mostra: KPI dell’anno alla data (fatturato, incassato, scaduto, da incassare) e della settimana/mese in corso; fatturato per anno; fatturato mensile con la soglia del budget (quella del mese, dai parametri del controllo di gestione); raffronto mese per mese degli ultimi anni; fatturato per business unit (Serramenti / Portoni e chiusure); fatturato vs incassato per mese; caparre; residuo da incassare; WIP per mese (stesso calcolo di Bilancio di commessa); costi.

• Indice acconti su ricavi: acconti e caparre fatturati ÷ ricavi dei saldi del periodo (le loro righe positive, come nello Stato Saldi-acconti), per anno e per mese. Sopra 1 si fattura più in acconto di quanto si chiude a saldo (lavoro in arrivo), sotto 1 si chiude più di quanto si acquisisce.
• Incassato al netto IVA: conta solo le fatture pagate per intero (su un pagamento parziale con IVA mista lo scorporo non è univoco); le parzialmente pagate hanno un riquadro a parte con l’avviso.
• Export: le fatture inviate escono con stato del pagamento, «parzialmente pagata» e incassato imponibile; lo scadenzario con stato e «parziale»; l’export dell’Amministrativa con l’incassato al netto IVA e le parzialmente pagate.

Operativa

La sezione Operativa legge le ore lavorate del periodo: quante, dove e con quale scostamento dal preventivo.

• Sei KPI: ore totali, dirette (su commessa) e indirette, percentuale delle dirette, media per operatore, operatori attivi.
• Ore per mese, per commessa e per operatore.
• Ore preventivate contro consuntive per commessa, e le commesse che sforano.
• Export Excel, un foglio per grafico.

Personalizzati (dashboard su misura)

Nella sezione Personalizzati costruisci le tue dashboard: contenitori con nome che raggruppano i grafici che crei tu. Ogni dashboard è personale (la vedi e la gestisci solo tu).

• Crea o seleziona una dashboard in alto (pulsante "Nuova dashboard").
• Premi "Aggiungi grafico".
• Scegli l’Entità (Commesse, Fatture attive, Fatture passive, Ore), poi la Misura (es. Valore venduto, Incassato, Ore) e la Dimensione (es. Commerciale, Cliente, Mese, Fornitore…).
• Scegli su quale data filtrare, il tipo di grafico (barre, linea, area, torta, tabella) e — per le dimensioni non temporali — quanti elementi mostrare.
• L’anteprima si aggiorna in tempo reale; premi "Salva grafico" per aggiungerlo alla dashboard.

Il piano di fatturazione

Ogni commessa ha un piano di fatturazione: una sequenza di fasi con percentuale e "trigger" (quando scatta). I trigger sono: ordine, consegna, saldo o manuale. I piani standard sono, ad esempio, 50/40/10 o 100% a saldo. Il saldo può valere anche 0% (per esempio «Acconto 100% – Saldo 0»): la fattura di saldo riporta il valore intero e storna l’acconto, con totale zero. I piani si creano e si modificano in Impostazioni › Piani fatturazione.

• Succede alle commesse dello storico Zoho: il loro piano è fatto delle sole fatture emesse in Zoho, di solito gli acconti.
• Nella scheda Extra premi «Fattura extra», spunta «È la fattura di saldo» (la descrizione diventa «Saldo») e crea la bozza.
• Aprila dall’elenco delle fatture: il compositore la tratta come il saldo del piano, con l’imponibile atteso uguale al residuo della commessa (il valore meno il già fatturato, acconti Zoho compresi) e il modello di saldo proposto.
• Quando è emessa (inviata, o registrata come emessa fuori dall’hub) la commessa si chiude, come con il saldo del piano.

Generazione automatica delle bozze

Quando una commessa passa a "In corso" e ha un piano associato, il sistema genera automaticamente le bozze di fattura per le fasi con trigger "ordine", per ogni intestatario e con il suo piano. Le bozze prendono il metodo di pagamento della commessa e il centro di costo (la regola del cliente, altrimenti il centro automatico per acconti o per ricavi). Ricevi una notifica che ti avvisa delle bozze create.

Fattura aggregata: più commesse in una fattura

Quando un cliente ha più commesse aperte (per esempio più ordini di materiale Portoni e chiusure nel mese) si può fare una sola fattura per tutte. Si apre da Fatture attive › «Fattura aggregata», oppure dalla scheda del cliente (sezione Commesse, se ne ha più d'una aperta).

• Scegli il cliente: compaiono le sue commesse aperte di cui è intestatario principale, con totale commessa, già fatturato e residuo (IVA esclusa).
• Spunta le commesse da fatturare: l'importo a fattura parte dal residuo. Scrivi un importo più basso per una fattura parziale, o premi «Fattura tutto» per tornare al residuo.
• In fondo vedi imponibile, IVA e totale. Premi «Crea e componi la fattura»: si crea la bozza e si apre il wizard della fattura.
• Nel wizard applica un template e compila le righe fino all'imponibile atteso (il riquadro in alto lo ricorda): le commesse non compaiono in fattura.
• Metti la fattura in «Da inviare» e inviala come le altre.

Profilo fiscale e beni significativi

Per generare le bozze fattura il profilo fiscale della commessa deve avere tre blocchi: il regime IVA, la classificazione (tipo di intervento, destinazione immobile, detrazione e tipologia immobile: 1a casa, 2a casa o nessuna delle due) e il cantiere (via, comune e provincia). I campi obbligatori vuoti hanno il bordo arancione e l'avviso in cima dice quali mancano. Il profilo si salva anche incompleto: le bozze aspettano.

• Apri la commessa › scheda Dettagli › Profilo fiscale.
• Scegli il regime IVA e controlla la classificazione proposta; scegli la tipologia immobile.
• Controlla il cantiere e premi «Salva profilo fiscale»: il badge passa da «Da completare» a «Pronto per fatturare».

Articoli e template fattura

Gli "Articoli" sono il catalogo delle righe di fattura: in Impostazioni → Articoli crei un articolo con nome, descrizione (il testo che comparirà come riga in fattura), unità di misura, IVA e prezzo di vendita (di norma 0). I "Template fattura" (Impostazioni → Template fattura) sono elenchi di righe che richiamano gli articoli, con quantità e sconto: non contengono importi.

• Apri la pagina di creazione documento (da una commessa o da Fatture attive).
• Nel riquadro "Genera righe da template o articoli" scegli un template e premi "Applica template" (le righe rimpiazzano quelle attuali), oppure aggiungi singole righe con "Aggiungi riga da articolo".
• Le righe entrano con la descrizione e l’IVA dell’articolo e importo a 0: compila i prezzi.
• Fai quadrare l’imponibile con il totale indicato (per il saldo è il conguaglio) e salva.

Creare un documento (pagina in formato CGN)

La creazione fattura avviene su una pagina dedicata a pannelli — Testata, Cliente, Riepilogo totali, Righi, Note, Allegati — con lo stesso impianto del "Crea documento" di CGN. In alto scegli il Tipo documento: sono attive Fattura, Fattura differita, Fattura accompagnatoria, Nota di credito, Nota di debito, Fattura d’acconto e Autofattura; gli altri (DDT, Preventivo, Rapportino, Ordine cliente, pro-forma) compaiono come "prossimamente".

• Da una commessa: apri la scheda → Piano di fatturazione → "Aggiungi fattura" o il "+" di una fase. Le righe fiscali (split beni significativi 10/22, deduzioni acconti, quadratura) arrivano pre-compilate dal profilo e restano modificabili.
• Da zero: in ERP → Fatture attive premi "Nuova fattura": si apre la pagina vuota, cerchi e selezioni il Cliente destinatario e compili i righi manualmente.

Fatture da inviare: controllo prima dello SdI

Le fatture pronte non partono subito: finiscono in "Fatture da inviare", la sezione di controllo. Qui scarichi il PDF di cortesia, lo mandi al cliente e verifichi che non ci siano errori, così eviti note di credito. Di solito l’invio si fa a fine settimana, tutte insieme.

• Apri "Fatture da inviare": ogni riga mostra "Pronta" oppure i controlli SdI da correggere.
• Per ogni fattura premi "Cortesia": scarichi il PDF da mandare al cliente, con la stessa impaginazione della fattura di cortesia Zoho di Serramenti Monfenera e la filigrana "FATTURA DI CORTESIA"; al posto del numero c’è "Da assegnare (invio SdI)".
• Per correggere clicca il cliente o la matita: si apre da destra il pannello della fattura, dove modifichi date, pagamento, centro di costo, causale, note e righe (quantità, prezzo, sconto, IVA). "Salva" ripete subito i controlli SdI. "Mostra anteprima" affianca il PDF di cortesia, rigenerato a ogni salvataggio. Per i casi avanzati c’è "Compositore completo".
• Invia una singola fattura con l’icona dell’aeroplanino sulla sua riga (o dal pannello), oppure selezionane più di una e premi "Invia a SdI": una finestra riepiloga numero di fatture e totale.
• Alla conferma ogni fattura riceve il numero definitivo in ordine di data e parte verso CGN.

Fatture inviate e flusso CGN

"Fatture attive" è il recap delle fatture trasmesse, per anno, con lo stato SdI di ognuna (in attesa di esito, consegnata, scartata, errore). I filtri separano quelle da guardare.

• Nella pagina della fattura (con il numero) premi «Invia per email».
• Il modello è proposto dal cliente — privati, privati con acconto 100%, rivenditori, ditte con o senza Ri.Ba — e si può cambiare; destinatario dall’anagrafica, oggetto e testo già compilati e modificabili.
• «Manda»: parte dal tuo Outlook con il PDF allegato e resta nella tua Posta inviata; in copia c'è sempre l'indirizzo «In copia» di Impostazioni → Email. Nel registro eventi della fattura resta «Email al cliente».

Fatture scartate dallo SdI

Se CGN o lo SdI scartano una fattura, questa passa in stato "Scartata" e nasce un alert critico con la descrizione dell’errore. La trovi anche in "Fatture attive" con il filtro "Scartate / errori".

• Apri l’alert o la fattura in stato "Scartata".
• Leggi la motivazione riportata nel riquadro rosso e nel registro eventi.
• Correggi i dati con "Modifica".
• Premi "Reinvia a SdI": la fattura mantiene lo stesso numero e lo stesso lotto CGN; cambia solo il nome del file trasmesso, come richiede lo SdI.

Caparra confirmatoria e pagamenti

Se la commessa prevede una caparra confirmatoria, quando emetti l’acconto successivo il sistema ti ricorda di stornare la caparra (alert dedicato).

Scadenzario attivo e passivo

In "Ciclo finanziario" trovi due scadenzari — attivo (fatture emesse) e passivo (fatture fornitore) — per tenere sotto controllo tutte le scadenze. In alto un grafico a barre impila per mese di scadenza gli importi Pagato / A scadere / Scaduto; sotto la lista di tutte le scadenze con lo stato (Pagata, Parziale, Scaduta, Aperta) e il residuo.

Banca: dettaglio, conti correnti ed estratti conto

La Banca tiene i conti correnti dell’azienda con il loro saldo e la liquidità totale, i movimenti presi dagli estratti conto e il loro abbinamento alle fatture, e la cassa contanti. La vedono gli amministratori e chi ha i permessi Banca. Ha cinque schede: Dettaglio, Conti correnti, Movimenti, Cassa contanti e Regole.

• Dettaglio: la liquidità di oggi (conti correnti più cassa) e il suo andamento nel periodo scelto (30 giorni, 3 o 6 mesi, da inizio anno, 12 mesi), in totale o diviso per conto; dove sono i soldi conto per conto; entrate, uscite e flusso netto del mese con il confronto sul mese prima; i movimenti da riconciliare; il grafico di ogni conto; entrate e uscite per mese; e cosa c’è da sistemare (movimenti in coda, consensi della banca in scadenza, saldi che non tornano).
• Conti correnti: una scheda per conto, con il logo della banca (per i conti collegati), il saldo, quanto è cambiato negli ultimi 30 giorni, lo stato del collegamento e i movimenti da guardare. Cliccando la scheda si apre il conto: i suoi dati, «Importa estratto conto», «Modifica», il collegamento con la banca e tutti i suoi movimenti.
• Movimenti: i movimenti di tutti i conti correnti in un elenco solo, con la coda da riconciliare e la voce di bilancio di ognuno (sotto).
• Regole: le regole che danno da sole la voce ai movimenti senza fattura (sotto).

Banca: il conto collegato (lettura automatica)

Dal 14/10/2026 un conto si può collegare alla banca: i movimenti entrano da soli ogni mattina, senza caricare estratti. Il collegamento passa da Enable Banking, un intermediario autorizzato a leggere i conti (PSD2): l’hub legge saldi e movimenti, non dispone pagamenti e non scrive niente in banca.

• Una volta sola, l’amministratore inserisce in Impostazioni › Banca l’Application ID e la chiave dell’applicazione creata nel Control Panel di Enable Banking, e lì la verifica.
• Nella scheda del conto, «Collega banca», cerca la banca e sceglila: si apre il sito della banca per l’accesso con l’home banking aziendale.
• Al ritorno l’hub sceglie il conto per IBAN (se la banca ne dà più d’uno e l’IBAN non basta, chiede quale) e legge subito tutto lo storico che la banca dà.

Riconciliare i movimenti con le fatture

Nella scheda «Movimenti» la coda «Da guardare» contiene i movimenti ancora da sistemare. I filtri: conto, entrate o uscite, intervallo date, causale o importo (es. 171,14) e lo strumento riconosciuto dalla causale (Bonifico, RiBa, RID / SDD, Carta, F24).

• «Riconcilia» sulla riga apre le fatture che potrebbero corrispondere (attive per le entrate, passive per le uscite), con il punteggio e i motivi: numero della fattura in causale, importo uguale, controparte nominata, vicino alla scadenza, stesso strumento.
• Se non c’è, cercala per numero, nome o importo.
• «Aggancia» lega il movimento alla fattura per l’importo proposto (la parte libera del movimento o quella scoperta della fattura); scrivendo un altro importo un bonifico copre più fatture, una alla volta.
• Quello che resta senza fattura (tutto il movimento, o la parte non coperta) prende una voce di bilancio (sotto). Quando il movimento è a posto, «Sistemato».

Voce di bilancio e centro di ogni movimento

Ogni movimento dice che cosa è, perché il cash flow e i costi di struttura del conto economico si costruiscono dai movimenti. La parte coperta da fatture prende voce e centro dalle fatture: le attive vanno in «Incassi da clienti» con il centro della fattura, le passive nella voce del loro tipo di costo (acquisti materiali, lavorazioni esterne…) con il loro centro. Solo il resto, quello senza fattura (stipendi, F24, commissioni, la rata del mutuo, un giroconto), prende la voce e il centro scelti sul movimento. Così niente si conta due volte.

• Apri il movimento. Sotto le fatture agganciate, «Voce e centro delle fatture» mostra le loro: di una passiva si può cambiare la voce (un acquisto che è un investimento, per esempio), di un’attiva il centro.
• Nel riquadro «Senza fattura» (o «Il resto, … senza fattura») scegli la voce di bilancio e, se serve, il centro, poi «Classifica».
• Se la stessa controparte è già stata classificata allo stesso modo almeno due volte su tre, compare il suggerimento: un clic lo applica.
• Per molti movimenti insieme spunta le caselle nell’elenco: la barra «Classifica» dà a tutti la stessa voce e lo stesso centro, per la parte senza fattura di ciascuno.

Le regole dei movimenti

Le regole danno da sole la voce ai movimenti senza fattura quando la causale basta a dire che cosa sono. Le prime sono già pronte: imposta di bollo, commissioni e spese bancarie, ritenute sui bonifici ricevuti, deleghe F24, rate del mutuo, stipendi, giroconti. Girano dopo ogni import di un estratto, dopo ogni lettura della banca e con «Applica regole».

• Una regola ha il testo da cercare nella causale (più alternative separate da |; maiuscole e accenti non contano), la causale ABI se serve, il segno (uscite, entrate o tutte e due), la voce, il centro se serve e la priorità: vince la prima, dalle più basse.
• Non toccano i movimenti agganciati a una fattura né quelli già classificati: una scelta fatta a mano resta.
• «Applica regole» fa prima la prova: dice quanti movimenti prenderebbero una voce, regola per regola, e «Classifica N» li scrive.

Cassa contanti

La cassa contanti tiene i soldi in cassa dell’azienda: il saldo d’apertura, poi le entrate e le uscite. Conta nella liquidità del Dettaglio insieme ai conti correnti.

• La prima volta conta i contanti che ci sono e scrivili in «Contanti in cassa», con la data (di solito oggi). «Apri la cassa».
• Se la conta iniziale era sbagliata, «Correggi l’apertura» cambia saldo e data (la data non può venire dopo la prima voce).

Stati amministrativi della commessa

Nella scheda commessa il tab "Stati amministrativi" mostra a che punto è la commessa dal punto di vista amministrativo: una percentuale di avanzamento che segue la catena piano di fatturazione → fatture emesse → incassi. Ogni fase del piano vale una parte quando la fattura viene emessa e il resto quando viene incassata (di norma metà e metà: la quota all’emissione è un parametro annuale del controllo di gestione), quindi la percentuale cresce a ogni emissione e a ogni incasso.

• In alto: avanzamento amministrativo %, con Fatturato %, Incassato % e i residui da fatturare/incassare.
• Semaforo operativo: diventa verde ("Operativo sbloccato") appena il primo acconto è incassato — è il via libera per ordini e posa. Puoi forzarlo a mano (Forza sblocco / Forza blocco) o lasciarlo in Auto.
• Catena delle fasi: ogni fase con il suo stato (Da emettere, Emessa, Scaduta, Parziale, Incassata), importi e date.

Stato Saldi-acconti, agenda incassi e storico economico

Nel tab "Fatturazione" della commessa, subito sotto il piano di fatturazione con le sue fatture, c'è lo Stato Saldi-acconti: dice quanto è ancora in acconto e quanto è già ricavo. Conta il tipo di fattura, non lo stato della commessa.

• Una fattura di acconto mette il suo imponibile negli acconti (stato patrimoniale): finché ci sono solo acconti, il valore resta lì anche se la commessa è terminata.
• La fattura di saldo porta a ricavo le sue righe positive (conto economico) e con le righe negative storna gli acconti, che si chiudono. Esempio: acconto 100% da 1.000 €, poi il saldo con la riga da 1.000 € e lo storno da −1.000 €: 1.000 € di ricavi e acconti a zero.
• Le note di credito seguono la fattura che stornano (su un acconto riducono gli acconti, su un saldo i ricavi); una fattura senza fase del piano è ricavo; la caparra sta a parte e il saldo non la chiude. Con più intestatari il conto si fa per ciascuno.
• In alto la sequenza acconti fatturati − stornati dal saldo = acconti aperti, accanto i ricavi, la barra sul valore della commessa e, sotto, la tabella fattura per fattura con l'effetto di ognuna. Importi senza IVA.
• Se il saldo è emesso ma gli acconti non tornano a zero, il riquadro rosso lo dice: acconti non stornati (manca uno storno o una nota di credito) oppure storno oltre gli acconti (spesso un acconto non legato alla commessa: si collega da «Da riallineare»).

Cash flow

Il cash flow si costruisce dai movimenti della banca e della cassa contanti, con la voce di bilancio che hanno in riconciliazione: per questo il saldo di fine mese è quello della Banca. Lo vede chi vede la Banca. In alto si sceglie la finestra (3, 6 o 12 mesi) e la vista, per voce o per centro.

• Consuntivo dalla banca, mese per mese: il saldo d’apertura, le entrate e le uscite per voce raggruppate (entrate, acquisti, personale, fisco, finanziamenti e banca, sedi, altre spese), i giroconti fra conti, quello che è ancora da classificare, il saldo del mese e il saldo di fine mese.
• Previsione: parte dalla liquidità di oggi e aggiunge gli incassi e i pagamenti attesi dalle scadenze aperte delle fatture (rate comprese, quelle scadute nel primo mese) e gli ordini a fornitori da ricevere alla consegna prevista. Le uscite senza fattura (stipendi, F24, rate, affitti…) sono la media mensile degli ultimi 6 mesi interi, voce per voce; nel mese in corso solo quello che manca alla media.
• In alto: la liquidità di oggi con «quadra con la banca», entrate e uscite dell’ultimo mese, i movimenti ancora da classificare (il clic apre la coda in Banca) e il saldo previsto a fine finestra.
• Un clic su una cella del consuntivo apre in Banca i movimenti di quella voce e di quel mese.

Costi di struttura

I costi che non stanno su una commessa: stipendi, contributi, affitti, rate, assicurazioni, imposte. Dal 2026 il conto economico li prende dalla banca: la parte senza fattura dei movimenti classificati con una voce che è un costo, più le fatture passive che non sono su una commessa, ognuna nell’area della sua voce. Il personale, che la banca vede come una distinta sola, si divide fra le aree con le proporzioni dell’ultimo anno scritto qui.

• In alto: il mese corrente, il mese prima, il totale dell’anno e la media mensile.
• Filtri per anno, mese, gruppo, causale e ricerca; la vista «Lista» per gruppo e la vista «Pivot mesi».
• Le causali per gruppo: Personale (stipendi, F24, TFR), Fisco (IVA, IRES/IRAP, IMU, bolli), Finanziamento (rata mutuo, rata leasing, interessi passivi), Sedi, Assicurazioni, Altro.

Ordini di acquisto

Gli ordini di acquisto rappresentano ciò che ordini ai fornitori per una commessa. Ogni ordine ha un importo ordinato e uno stato che avanza nel tempo.

Ricezione delle fatture passive

Le fatture dei fornitori arrivano tramite CGN (webhook dallo SdI e controllo ogni 30 minuti): non devi caricarle a mano. Non vengono però importate da sole: aspettano la tua conferma in "Passive da importare".

• Apri "Passive da importare": per ogni documento vedi fornitore (riconosciuto per P.IVA, codice fiscale o nome; altrimenti "Nuovo fornitore"), numero, data e totale.
• Controlla la commessa proposta (dall’unico ordine aperto con importo compatibile o dall’AI, con la percentuale di confidenza) e il centro di costo proposto dalla regola del fornitore.
• Se il costo va diviso usa "Ripartisci": aggiungi righe commessa/centro/importo finché "Da ripartire" arriva a zero.
• Togli la spunta ai documenti da non importare (es. probabili doppioni segnalati) e premi "Importa selezionate".

La proposta di associazione (regola fissa e AI)

Per ogni fattura passiva arrivata il gestionale propone a quale ordine (e quindi a quale commessa) associarla. Prima prova la regola fissa: se il fornitore ha un solo ordine aperto con un importo entro il 2 % della fattura, la proposta è quella. Altrimenti, se l’assistente AI è configurato, confronta fornitore, importo e righe con gli ordini aperti del fornitore e propone il più probabile, con la sua confidenza.

• Apri "Fatture passive".
• Per le fatture da associare con un suggerimento, controlla la commessa e l’ordine proposti.
• Conferma con un clic, oppure correggi scegliendo manualmente commessa e ordine.
• Per dividere il costo su più commesse o centri usa "Ripartisci": il totale deve tornare al centesimo.
• Se è un costo generale (non legata a commessa), segnala come "Generale".

Scostamenti di costo

Se l’importo della fattura del fornitore differisce dall’ordine oltre una soglia (di norma 5%), il sistema genera un alert di scostamento, così puoi aggiungere una nota o verificare.

Da dove arrivano le ore

Le ore arrivano dal calendario del preventivatore: quando un operatore completa un’attività, le sue ore effettive entrano nell’hub con la commessa, il giorno e il tipo. Le ore dello storico Zoho sono entrate con il loro import. Ogni riga ora indica operatore, commessa, data, quantità e tipo.

• Tipo "commessa" — ore lavorate direttamente su una commessa
• Tipo "indiretto" — ore non attribuibili a una commessa specifica

Perché le ore contano

Le ore lavorate, valorizzate al costo orario di chi le ha fatte, sono un costo della commessa. Più ore consumi rispetto al preventivo, più il margine scende. Per questo il sistema genera alert di sforamento ore e stima l’impatto sul margine.

Ore pianificate e check delle ore

È un secondo controllo, separato da "Ore lavorate" (che resta la fonte delle ore nei costi). Sul preventivatore le ore del preventivo sono il monte ore a scalare della commessa; gli operatori le pianificano come attività nel calendario e, con avvio e fine dall’app, l’attività si completa e registra le ore effettive. L’hub legge il calendario a ogni sincronizzazione, compresi i mesi futuri.

• Scheda "Ore pianificate" — tutto quello che non è ancora svolto: Programmate (da oggi in poi), Scadute (giorni passati, mai completate) e Da confermare (completate ma non confermate). Un’attività esce da qui quando sul preventivatore è completata e confermata.
• Scheda "Check ore" — le attività svolte con il loro piano: ore pianificate, ore effettive e scostamento (pianificate − effettive). Esempio: pianificate 8 h, fatte 10 h → scostamento −2 h, in rosso. Il filtro "Più ore del piano" mostra solo quelle sforate.

Monte ore della commessa

In cima alla scheda Ore il riquadro "Monte ore e pianificazione" dice se la commessa sforerà le ore del preventivo:

Cos’è il WIP

Il WIP (Work In Progress) è il valore dei lavori in corso non ancora fatturati a saldo. Serve a rappresentare correttamente in bilancio il valore prodotto ma non ancora incassato, senza sovrastimarlo.

La logica prudenziale del margine

Il margine viene "maturato" in modo prudenziale, per gradi, così da non contabilizzare utili prima che siano ragionevolmente certi. Lo snapshot di fine mese legge la fase della commessa dai suoi segnali (ordini, consegne, ore, saldo) e le dà una quota:

Bilancio di commessa: acconti, ricavi e rimanenze

Il bilancio di una commessa in corso parte dai costi sostenuti: SAL = acquisti ricevuti (solo gli ordini consegnati con il costo reale scritto sul preventivatore; quelli non ancora arrivati non valgono niente) + ore sostenute al costo dei ruoli. Il margine a preventivo moltiplicato per l’avanzamento pesato (materiali: il preventivato degli ordini consegnati sugli acquisti a preventivo; ore lavorate su ore a preventivo; con i pesi della struttura dei costi) dà il margine in corso d’opera; SAL più margine in corso sono i ricavi in corso di realizzazione.

Consuntivi: preventivo contro consuntivo

Per ogni commessa il confronto fra quello che si era previsto e quello che è successo: acquisti, ore, costo delle ore e margine, ognuno con il previsto, l’effettivo e lo scostamento. Di serie le peggiori sono in cima.

• Filtri per stato, anno, cliente, fascia di margine (meno del 5 %, dal 5 al 15 %, oltre il 15 %) e periodo.
• In alto: le commesse, il valore dei contratti, il costo consuntivato, il margine medio e quante sono in perdita.
• Aprendo una commessa: il grafico preventivo contro consuntivo, gli acquisti ordine per ordine, le ore per operatore con l’avviso di sforamento e il riepilogo economico.

Lo snapshot mensile

Il 2 di ogni mese, di notte, il sistema calcola automaticamente lo snapshot WIP del mese precedente per tutte le commesse aperte, verifica margine e costo orario, e blocca il mese per evitare modifiche retroattive.

Le aree del modulo

• Cockpit — panoramica sintetica dei KPI direzionali
• Conto economico — ricavi, costi e margini, actual vs budget
• Budget — impostazione e confronto con il consuntivo
• Efficienza reparti — produttività e margini per reparto
• Parametri — dati di base per i calcoli (ore vendibili, costo struttura, budget, target)

Conto economico

La scaletta a livelli di margine del periodo scelto, voce per voce con budget, consuntivo e scostamento: i ricavi netti (A), i costi diretti (B1 materiali, B2 lavorazioni esterne, B3 capacità produttiva programmata), il margine di primo livello, gli indiretti di produzione, il margine industriale, il commerciale, il margine netto commerciale, l’amministrazione, il MOL, gli ammortamenti e l’EBIT, poi la gestione finanziaria.

• Ricavi: le fatture emesse, ognuna nel mese della sua data; le note di credito riducono.
• Costi diretti: le fatture passive associate a una commessa, anche in parte (i materiali in B1, le lavorazioni esterne e gli altri costi diretti in B2).
• Struttura: dal 2026 la banca classificata (la parte senza fattura dei movimenti con una voce di costo) e le fatture passive che non sono su una commessa, ognuno nell’area della sua voce; TFR accantonato e ammortamenti dai costi di struttura scritti a mano. Fino al 2025 i costi di struttura scritti a mano.

Budget

Il budget dell’anno, voce per voce e mese per mese, in tre blocchi: Ricavi (A), Costi diretti (B1, B2, B3) e Struttura (D, F, H, L). «Crea budget» lo apre con le voci a zero; «Imposta annuo» ripartisce un importo annuale sui mesi, in modo lineare o con il profilo stagionale (dodici pesi).

• Stati: Bozza, Approvato, Chiuso; un budget chiuso si può riaprire.
• Senza il permesso di modificare i parametri del controllo di gestione la pagina è in sola lettura.
• Il confronto con il consuntivo sta nel Conto economico e nel Cockpit.

Efficienza reparti

Le ore dell’azienda lette per reparto, cioè per area del controllo di gestione: produzione diretta, indiretti di produzione, commerciale e amministrazione. Le ore vanno al reparto secondo il tipo di operatore o il suo ruolo.

• In alto: ore vendibili, ore vendute con la saturazione, ore non vendute e il costo della capacità non usata.
• Lo scostamento produttivo: il costo reale della produzione diretta contro le ore vendute al costo standard.
• Una scheda per reparto con le ore potenziali (dalla «Capacità per reparto» dei Parametri), le ore effettive, il costo orario e la saturazione.
• I driver di ogni reparto: incidenza delle ore indirette, fatturato per ora, costo per commessa o per documento.

I parametri di controllo

I parametri annuali/mensili alimentano tutti i calcoli direzionali: ore vendibili previste, costo struttura totale, costo orario struttura (calcolato), budget fatturato e target di margine.

Gli indicatori chiave

Come funzionano gli alert

Ogni ora il motore alert confronta lo stato del sistema con le soglie configurate e genera segnalazioni. Gli alert non si duplicano: se una segnalazione dello stesso tipo per la stessa commessa è già aperta, viene aggiornata invece di crearne una nuova.

I principali alert

Risolvere un alert

• Apri il centro notifiche o il banner sulla commessa.
• Usa il link diretto per andare alla risorsa coinvolta (fattura, commessa, ordine).
• Esegui l’azione richiesta (emetti, correggi, riconcilia, ecc.).
• Segna l’alert come risolto quando l’azione è completata.

Cosa fa il sistema da solo

Le schede delle impostazioni

• Integrazione CGN — credenziali, verifica connessione, registrazione webhook
• Integrazione del preventivatore — API key, mappature (tipi contatto, step "vinta", divisioni) e sincronizzazione
• Banca — l’applicazione per collegare i conti alla banca (i conti, gli estratti e la cassa stanno in Ciclo finanziario › Banca)
• Piani fatturazione — i template di fasi/percentuali
• Centri di costo — i centri per classificare ricavi e costi e le regole per cliente/fornitore

Metodi di pagamento

I metodi di pagamento sono quelli che scegli in fattura (Bonifico 30 gg data fattura fine mese, RiBa 60 gg, Rimessa diretta…). Ognuno ha un nome, i giorni dalla data della fattura, l’eventuale «fine mese» e lo strumento che va nella fattura elettronica (bonifico, RiBa, contanti, assegno, carta, RID). Dalla scheda li crei, li modifichi e li disattivi; all’inizio trovi quelli di sempre.

• La scadenza della fattura si calcola dal metodo: data fattura più i giorni, portata a fine mese se richiesto.
• Un metodo già usato in una fattura cambia solo nome e stato: giorni, fine mese e strumento restano, perché la fattura elettronica e il PDF li rileggono. Per termini diversi crea un metodo nuovo.
• Un metodo mai usato si elimina; uno usato si disattiva: sparisce dalle scelte, ma le fatture che lo hanno restano come sono.

Integrazione CGN

Qui si inseriscono le credenziali CGN dell’azienda (conservate cifrate), si verifica la connessione e si registra il webhook che consente la ricezione automatica delle fatture passive.

• Inserisci le credenziali fornite (API key e sottoscrizione).
• Premi "Verifica connessione" per controllare che tutto risponda.
• Registra il webhook: da quel momento le fatture passive arrivano da sole in "Passive da importare".
• Attiva «Incassi e pagamenti automatici» per leggere da CGN gli incassi e i pagamenti registrati lì.

Centri di costo

I centri di costo classificano ricavi e costi oltre alla commessa (es. MAT Materiali, POSA Posa e installazione). Ogni centro può valere per i ricavi (fatture attive), per i costi (fatture passive) o per entrambi.

• Premi "Nuovo centro", indica codice e nome e se vale per ricavi e/o costi.
• In "Regole" associa un cliente o un fornitore a un centro: sarà proposto in automatico sulle nuove fatture e sulle passive importate.
• "Applica alle fatture senza centro" riempie il centro sulle fatture esistenti che non lo hanno, senza toccare le scelte già fatte.

Voci di bilancio

Le voci dicono che cosa è ogni movimento della banca senza fattura, e ogni fattura passiva: il cash flow le usa come righe, il conto economico per sapere dove va un costo. All’inizio c’è la lista base, divisa in gruppi: entrate, acquisti, personale, fisco, finanziamenti e banca, sedi, altre spese, giroconti.

• Ogni voce ha un nome, il gruppo e come va nel conto economico: un acquisto (il tipo di costo delle fatture passive), un costo di struttura con la sua causale e l’area, oppure «Solo cassa» per quello che non è un costo (IVA versata, anticipi, investimenti, giroconti, incassi). Le ritenute trattenute sui bonifici ricevuti contano fra gli F24: si usano in compensazione negli F24, che in banca escono più bassi o a zero.
• Il conto del piano dei conti (codice e descrizione) si scrive accanto, per il collegamento con la contabilità.
• Una voce mai usata si elimina; una usata si disattiva: sparisce dalle tendine e i movimenti che la hanno restano come sono.

Utenti e ruoli

L’amministratore gestisce da qui le persone che accedono al software: crea gli account, assegna e cambia i ruoli, attiva/disattiva gli account e può creare ruoli personalizzati scegliendo i permessi.

• Apri Impostazioni › Utenti e ruoli.
• Premi "Crea utente" e scrivi email, nome e cognome: l’email è quella con cui la persona accederà.
• Scegli il ruolo; la password proposta si può cambiare.
• Comunica tu email e password alla persona: il software non manda email.

Registro modifiche

Il registro tiene traccia di ogni intervento fatto dagli utenti sui dati: chi ha creato, modificato o eliminato cosa (commesse, fatture, ordini, ore, clienti, fornitori, parametri, utenti e ruoli…) e quando. Per ogni modifica mostra solo i campi cambiati, con il valore prima (in rosso) e dopo (in verde). È visibile solo agli amministratori e non si cancella mai.

• Apri Impostazioni › Registro modifiche.
• Cerca il numero della commessa o della fattura, il nome del cliente o dell’utente, oppure filtra per utente, tipo di dato, azione e periodo.
• Clicca una riga per vedere il dettaglio dei campi cambiati; il numero della commessa o della fattura apre direttamente la scheda.

Piani, voci di costo e regole alert

Nelle rispettive schede puoi: definire i piani di fatturazione (fasi e percentuali), impostare le voci del costo fisso di struttura, e regolare le soglie di ciascun alert (es. percentuale di sforamento ore, giorni di preavviso fatture).

CGN e lo SdI

CGN è il ponte verso lo SdI dell’Agenzia delle Entrate. Per il ciclo attivo, Commesse Hub costruisce la fattura in formato FatturaPA, la invia a CGN che la firma e la trasmette allo SdI; le ricevute aggiornano lo stato della fattura. Per il ciclo passivo, CGN inoltra a Commesse Hub le fatture ricevute dai fornitori tramite webhook.

Il preventivatore (gestionale operativo)

Con il preventivatore lo scambio oggi va in una direzione: il sistema tira automaticamente dal preventivatore commesse vinte, anagrafiche, ordini/materiali, preventivi e ore dei posatori. Il gestionale sa anche riportare sul preventivatore le anagrafiche di clienti e fornitori nate qui (a mano, da import, o come fornitore ricavato da una fattura passiva CGN), ma la scrittura sul preventivatore è spenta: la accende il team tecnico, e finché è spenta il preventivatore resta in sola lettura.

• Con la scrittura accesa, il ritorno non crea doppioni: cerca prima per P.IVA e, se il contatto esiste già sul preventivatore, lo collega invece di ricrearlo.
• Con la scrittura accesa, un fornitore che arriva da una fattura passiva CGN e non è sul preventivatore viene creato lì in automatico.
• Le commesse e i dati operativi si gestiscono nel preventivatore; il tuo sistema li riceve, li elabora e li governa.

Da dove arrivano i dati

Ogni record indica la propria origine, utile per tracciabilità e per la futura migrazione automatica.

Glossario

Domande frequenti

Ho dimenticato la password. → Contatta l’amministratore o il team tecnico: possono reimpostarla. Poi cambiala da "Il mio account".